Le migliori App gratuite per gestire progetti collettivi online

La crew di Cowinning è nata via social network e collaboriamo – nonostante lo sparpagliamento geografico – grazie alle risorse che offre la rete. Quando ho pensato a un guest che potesse scrivere di App gratuite per organizzare il lavoro a distanza mi è venuto subito in mente Giuseppe D’Elia aka Strategeek o GeekTrends. Trovo infatti che Giuseppe unisca in un’unica piacevole persona grande competenza verso il mondo high tech senza dimenticarne il (fondamentale) lato giocoso e sperimentale ma soprattutto senza dimenticare che chi legge un suo post spesso è un/una comune mortale come me.

– Rachele Muzio – 

Quando Rachele mi ha chiesto di scrivere un post sulle App gratuite per la gestione di progetti collettivi online, mi sono venute in mente molte soluzioni, tra cui anche strumenti e cms articolati per la gestione di progetti, poi però il tutto si è riversato nella mia quotidianità per il semplice fatto che ho riflettuto su quanto la gestione, ad oggi, ha la concreta necessità di essere mobile e dinamica. Ho quindi salvato solo 3 App per lo scopo, e sono sicuro che utilizzate con criterio possono semplificare la vita a chiunque.

Gestire al meglio i documenti in progetti multi-autore

Mentre scrivo questo articolo sto andando a Napoli e sono su un traghetto, scrivo dal mio Nexus 5 tramite l’applicazione QuickOffice, una mini suite d’ufficio recentemente acquistata da Google per gestire in maniera del tutto autonoma i file offline di Google Drive e quindi Google Docs.

Le icone mostrano le potenzialità d’uso di Quickoffice e Google Drive

Il primo complesso di App che consiglio è quindi QuickOffice + Google Drive. Mentre il primo consente di creare e modificare documenti, fogli di calcolo e presentazioni offline e/o facilmente sincronizzabili online tramite il proprio account Google, Drive è un perfetto strumento (anche web based oltre che gestibile da app) capace di fornire una soluzione universale a chi preferisce una gestione dei documenti condivisa.

Utilizzando Google Drive per i nostri documenti, abbiamo la possibilità di condividerli pubblicamente o con chiunque abbia un account Google, la possibilità di modifica e interazione da parte di più utenti in tempo reale, anche con commenti, evidenziandone i punti che ci interessano o vanno corretti.

Un esempio d’uso di QuickOffice

Tutto ciò si traduce in vantaggi come ad esempio l’operare in ambienti multi autore come Cowinning. In Google Drive si possono infatti creare cartelle condivise e organizzate a livello temporale per i singoli post, gestendo testo e immagini che risulteranno accessibili e, se lo si vuole, modificabili da terzi.

Quindi, ricapitolando, i motivi per cui spingo queste soluzioni sono:

• Facile gestione da parte di qualsiasi browser connesso al web o da mobile app

• Possibilità di modifica e interazione da parte dei membri del progetto

• E infine, ma non per ultimo, i Docs su Google sfruttano i vantaggi di Drive che offre la possibilità di sincronizzare i file presenti nel cloud anche sui nostri pc e mac, oltre che sui dispositivi mobili

Non ti resta che passare a  QuickOffice e Google Drive.

Dopo il mio palesare un profondo apprezzamento per la suite Google, voglio proporti un’altra soluzione molto efficace per il lavoro in team. Perché oltre alla gestione dei documenti che nel caso di un blog, ad esempio, ti consente di sviluppare una buona linea editoriale, c’è la problematica di dover gestire i task a distanza. Spesso ci si organizza banalmente in gruppi WhatsApp o Hangout (io uso molto hangout ad esempio), ma un sistema professionale prevede dei requisiti, e cioè:

• Riuscire a suddividere il lavoro su persone diverse senza influenzare le altre
• Evitare ogni possibile fraintendimento
• Lasciare una traccia di ogni cosa che viene richiesta o eseguita

A tal proposito, eccoci al punto dettato dalla nostra esigenza.

Organizzare in modo produttivo e dinamico i Task del proprio progetto con Trello

Trello è una comoda app utile per sviluppare e pianificare il lavoro in team. È disponibile per Android e iOS e funziona bene sia per l’uso personale che per quello in collaborazione di utenti che possono assegnare task a distanza ai membri del gruppo e gestire il carico di lavoro in maniera efficiente.

Esempio d’uso di Trello

Molteplici liste di task, possono essere associate a uno o più partecipanti, avendo sempre sotto controllo chi sta lavorando su cosa. Inoltre sarà possibile inserire allegati e commenti, come anche domande a risposta multipla e label colorati utili per marcare la priorità di ogni task.

A onor del vero, con molti partecipanti e con gran carico di task, quest’App risulta un po’ confusionaria e in team rende meglio quando si sono già sviluppati processi lineari e consolidati. Però mi sento di dire che ad oggi difficilmente troverai di meglio tra le App presenti per la gestione dei progetti collettivi.

Sono però curioso di conoscere il tuo metodo.
Come hai organizzato il lavoro fino ad oggi e quali App hai utilizzato fin’ora?

E da ora in avanti? Che metodo utilizzerai per gestire i tuoi progetti collettivi? 😉